Polityka prywatności

Polityka prywatności obowiązująca w spółce Refundis sp. z o.o.

I. DEFINICJE – ilekroć w treści niniejszej polityki prywatności znajduje się określenie:

1. Administrator –oznacza ono spółkę Refundis sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Robotniczej 42a (53-608), zarejestrowaną w Sądzie Rejonowym dla Wrocławia – Fabrycznej Wydział VI Gospodarczy KRS pod numerem 0000739343
2. Dane osobowe– oznaczają wszelkie informacje dotyczące osoby fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania i wskazania tożsamości na podstawie jednej bądź kilka szczególnych cech takich jak cechy fizyczne, fizjologiczne, genetyczne, psychiczne, ekonomiczne, kulturowe lub społeczną tożsamość, w tym także w oparciu o adres IP urządzenia, dane o lokalizacji, identyfikatory internetowe oraz wszelkie informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookie jak również innych analogicznych technologii.
3. EOG – oznacza Europejski Obszar Gospodarczy
4. Polityka– oznacza niniejszy dokument zawierający komplet informacji dotyczący przetwarzania danych przez spółkę Refundis sp. z o.o.
5. Pliki cookies – oznacza małe pliki tekstowe instalowane na urządzeniu Użytkownika przeglądającego Serwis. Cookies zbierają informacje ułatwiające korzystanie ze strony internetowej – np. poprzez zapamiętywanie odwiedzin Użytkownika w Serwisie i dokonywanych przez niego czynności.
6. RODO– Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
7. Serwis– zawartość strony internetowej prowadzonej i zarządzanej przez spółkę Refundis sp. z o.o., która jest jego właścicielem pod adresem refundis.com.
8. Użytkownik– każda osoba fizyczna odwiedzająca Serwis lub korzystająca z usług jak również funkcjonalności dostępnych w serwisie i opisanych w Polityce.

II. PRZETWARZANIE DANYCH ZWIĄZANE Z KORZYSTANIEM Z SERWISU

1. Administrator zbiera dane Użytkowników korzystających z serwisu w zakresie koniecznym do prawidłowego świadczenia usług w ramach serwisu i prowadzonej działalności, jak również informowanie o aktywności Użytkowników. Niniejsza polityka określa szczegółowo zasady i cele zbierania i przetwarzania danych osobowych.
2. Gromadzenie danych osobowych Użytkowników odbywa się w oparciu o ich dobrowolną zgodę, poprzez:
   1. Zawarte umowy oraz udzielone pełnomocnictwa,
   2. Wypełnione formularze znajdujące się w Serwisie,
   3. Numery telefonów zapisywane na urządzeniach Administratora,
   4. Adresy poczty elektronicznej, zawarte w wiadomościach kierowanych na skrzynki odbiorcze Administratora,
   5. logi serwera, gromadzone przez operatora hostingu Zenbox Sp. z o.o.
3. Informacje zawarte w formularzach gromadzone są za pośrednictwem strony internetowej w postaci danych o parametrach połączenia (między innymi adres IP).
4. Wszelkie dane zgromadzone w formularzach mogą być udostępnione uprawnionym podmiotom, na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów, natomiast osobom trzecim tylko za zgodą Użytkownika. Przetwarzanie danych odbywa się w celu realizacji usług.

III. PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH W SERWISIE W ZWIĄZKU Z KORZYSTANIEM Z SERWISU

1. Dane osobowe każdej osoby korzystającej z Serwisu, niebędących jednocześnie zarejestrowanymi Użytkownikami (tj. nieposiadającymi utworzonego profilu w Serwisie) przetwarzane są przez Administratora w następujących celach:
   1. świadczenia usług drogą elektroniczną w zakresie udostępniana Użytkownikom treści gromadzonych w Serwisie, udostępniania formularzy kontaktowych – w takich przypadkach działania Administratora realizują postanowienie art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
   2. ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi – w takich przypadkach działania Administratora związane są z jego uzasadnionym interesem, co wynika z treści art. 6 ust. 1 lit f RODO) uprawniającego ochronie praw Administratora,
   3. analitycznych i statystycznych – albowiem jest to uzasadnione interesem Administratora zgodnie z treścią art. 6 ust. 1 lit f RODO i polega na prowadzeniu analiz aktywności Użytkowników, a także ich preferencji w celu poprawy stosowanych funkcjonalności i świadczonych usług;
   4. w celach marketingowych Administratora oraz innych podmiotów, w takim przypadku Administrator czyni to według poniższych zasad przetwarzania danych osobowych w celach marketingowych, co polega na:
      1. przetwarzaniu danych osobowych Użytkowników w celu realizowania działań marketingowych, które mogą polegać na:
         1. wyświetlaniu Użytkownikowi treści marketingowych, nie dostosowanych do jego osobistych preferencji
         2. wyświetlaniu Użytkownikowi treści marketingowych dostosowanym do indywidualnych preferencji,
         3. kierowaniu e-mailowych powiadomień o ofertach lub przekazywanie treści, zawierających w niektórych przypadkach informacje handlowe;
         4. prowadzenie innych czynności związanych z marketingiem bezpośrednim towarów i usług (przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną oraz działania telemarketingowe).
      2. Wykorzystywaniu przez Administratora w celach marketingowych, profilowania, przez co należy rozumieć działania polegające na dokonaniu oceny wybranych czynników dotyczących osób fizycznych w celu analizy ich zachowania lub stworzenia prognozy na przyszłość, w oparciu o automatyczne przetwarzanie danych.
      3. przetwarzaniu danych osobowych Użytkowników dla celów marketingowych w związku z kierowaniem do nich reklamy niedostosowanej do preferencji Użytkownika). Podstawą przetwarzania w ten sposób danych osobowych związane jest z realizacją uzasadnionego interesu Administratora i wynika z treści art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
      4. przetwarzaniu danych osobowych Użytkowników dla celów marketingowych w związku z kierowaniem do nich reklamy dostosowanej do preferencji Użytkownika. Przetwarzanie danych obejmuje w takim przypadku dane osobowe Użytkowników, w tym te gromadzone przy wykorzystaniu plików cookies oraz podobnie działających technologii. Taka forma przetwarzania danych osobowych zawiera w sobie również profilowanie Użytkowników. Wykorzystanie zebranych w ten sposób danych osobowych w celach marketingowych, między innymi w zakresie promowania usług i towarów podmiotów trzecich, odbywa się w oparciu o uzasadniony interes Administratora i tylko w przypadku wyrażenia przez Użytkownika zgody na wykorzystanie plików cookie. Oświadczenie Użytkownika o wyrażeniu zgody na wykorzystanie plików cookie może być dokonane poprzez skonfigurowanie przeglądarki internetowej. Użytkownik ma prawo do wycofania zgody w tym zakresie, w każdym czasie, w szczególności poprzez wyczyszczenie historii cookies oraz wyłączenie obsługi cookies w ustawieniach przeglądarki.
      5. Przetwarzaniu danych osobowych Użytkowników, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie informacji marketingowych za pośrednictwem e-mail, SMS oraz innych środków komunikacji elektronicznej, w celu wysłania tego rodzaju informacji. Przetwarzanie danych odbywa się w oparciu o uzasadniony interes Administratora polegający na kierowaniu i wysyłaniu informacji marketingowych w granicach udzielonej przez Użytkownika zgody (marketing bezpośredni).
2. Użytkownik ma prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym profilowania. Dane będą przechowywane w tym celu przez okres istnienia prawnie uzasadnionego interesu Administratora, pod warunkiem, że Użytkownik nie sprzeciwi się otrzymywaniu informacji marketingowych.
3. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych może zostać wycofana w każdym czasie.
4. Aktywność Użytkownika w Serwisie, w tym jego dane osobowe, rejestruje się w specjalnym oprogramowaniu komputerowym służącym do przechowywania chronologicznego zapisu zawierającego informację o zdarzeniach i działaniach dotyczących systemu informatycznego służącego do świadczenia usług przez Administratora). Zebrane w ten sposób informacje przetwarzane w związku ze świadczeniem usług. Administrator przetwarza je również w celach technicznych w szczególności, dane mogą być tymczasowo przechowywane i przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa i poprawnego funkcjonowania systemów informatycznych, np. w związku z wykonywaniem kopii bezpieczeństwa, testami zmian w systemach informatycznych, wykrywania nieprawidłowości lub ochroną przed nadużyciami i atakami.

IV. PLIKI COOKIES ORAZ TECHNOLOGIE DZIAŁAJĄCE NA PODOBNYCH ZASADACH

1. Administrator wykorzystuje pliki cookie określane mianem serwisowych w celu dostarczania Użytkownikowi usług świadczonych drogą elektroniczną oraz poprawy jakości tych usług. Administrator oraz inne podmioty świadczące na jego rzecz usługi analityczne i statystyczne korzystają z plików cookies, przechowując informacje lub uzyskując dostęp do informacji już przechowywanych w telekomunikacyjnym urządzeniu końcowym Użytkownika (komputer, telefon, tablet itp.). Pliki cookies wykorzystywane w tym celu obejmują:
   1. pliki cookies z danymi wprowadzanymi przez Użytkownika (identyfikator sesji) na czas trwania sesji (ang. user input cookies);
   2. uwierzytelniające pliki cookies wykorzystywane do usług wymagających uwierzytelniania na czas trwania sesji (ang. authentication cookies);
   3. pliki cookies służące do zapewnienia bezpieczeństwa, np. wykorzystywane do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania (ang. user centric security cookies);
   4. sesyjne pliki cookies odtwarzaczy multimedialnych (np. pliki cookies odtwarzacza flash), na czas trwania sesji (ang. multimedia player session cookies);
   5. trwałe pliki cookies służące do personalizacji interfejsu Użytkownika na czas trwania sesji lub nieco dłużej (ang. user interface customization cookies),
   6. pliki cookies służące do zapamiętywania zawartości koszyka na czas trwania sesji (ang. shopping cart cookies);
   7. pliki cookies służące do monitorowania ruchu na stronie internetowej, tj. analityki danych, w tym cookies Google Analytics (są to pliki wykorzystywane przez spółkę Google w celu analizy sposobu korzystania z Serwisu przez Użytkownika, do tworzenia statystyk i raportów dotyczących funkcjonowania Serwisu). Google nie wykorzystuje zebranych danych do identyfikacji Użytkownika ani nie łączy tych informacji w celu umożliwienia identyfikacji. Szczegółowe informacje o zakresie i zasadach zbierania danych w związku z tą usługą można znaleźć pod linkiem: https://www.google.com/intl/pl/policies/privacy/partners.

2. Administrator wykorzystuje również pliki cookies do celów marketingowych, poprzez przechowywanie informacji lub uzyskiwanie dostępu do informacji już przechowywanych w telekomunikacyjnym urządzeniu końcowym Użytkownika (komputer, telefon, tablet itp.).
3. Wykorzystanie plików cookies, o których mowa w ust. 2 oraz zebranych za ich pośrednictwem danych osobowych w celach marketingowych, w szczególności w zakresie promowania usług i towarów podmiotów trzecich, wymaga uzyskania zgody Użytkownika. Zgoda ta może być wyrażona poprzez odpowiednią konfigurację przeglądarki,
4. Zgoda może zostać wycofana w każdym czasie, w szczególności wskutek wyczyszczenia historii cookies oraz wyłączenie obsługi cookies w ustawieniach przeglądarki.

V. OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

1. Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od czasu świadczonej usługi i celu przetwarzania.
2. Dane gromadzone przez Administratora są przetwarzane:
   1. przez okres świadczenia usługi
   2. do czasu wycofania wyrażonej zgody lub zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych w przypadkach, gdy podstawą prawną przetwarzania danych jest uzasadniony interes Administratora.
   3. Do czasu, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed nimi, a po tym czasie jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa.
   4. Przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy prawa w szczególności przepisy prawa podatkowego.
3. Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.

VI. UPRAWNIENIA UŻYTKOWNIKA

1. Wszystkim użytkownikom, których dane dotyczą, w oparciu o przepisy RODO oraz pozostałe przepisy regulujące kwestie dotyczące przetwarzania danych przysługują następujące prawa:
   1. Prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych – na tej podstawie osobie zgłaszającej takie żądanie Administrator przekazuje informację o przetwarzaniu danych osobowych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotach, którym dane osobowe są ujawniane i planowanym terminie ich usunięcia;
   2. Prawo uzyskania kopii danych– na tej podstawie Administrator przekazuje kopię przetwarzanych danych, dotyczących osoby zgłaszającej żądanie;
   3. Prawo do sprostowania– na tej podstawie Administrator usuwa ewentualne niezgodności lub błędy dotyczące przetwarzanych danych osobowych, oraz uzupełnia je lub aktualizuje, jeśli są niekompletne lub uległy zmianie;
   4. Prawo do usunięcia danych– na tej podstawie można żądać usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane;
   5. Prawo do ograniczenia przetwarzania– na tej podstawie Administrator zaprzestaje dokonywania operacji na danych osobowych, z wyjątkiem operacji, na które wyraziła zgodę osoba, której dane dotyczą oraz ich przechowywania, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji, lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzji organu nadzorczego, zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych);
   6. Prawo do przenoszenia danych– na tej podstawie, w zakresie w jakim dane są przetwarzane w związku z zawartą umową lub wyrażoną zgodą, Administrator wydaje dane dostarczone przez osobę, której one dotyczą, w formacie pozwalającym na ich odczyt przez komputer. Możliwe jest także zażądanie przesłania tych danych innemu podmiotowi – jednak pod warunkiem, że istnieją w tym zakresie techniczne możliwości zarówno po stronie Administratora jak i tego innego podmiotu;
   7. Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych– osoba, której dane dotyczą, może w każdym czasie sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych w celach marketingowych, bez konieczności uzasadnienia takiego sprzeciwu;
   8. Prawo sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania danych– osoba, której dane dotyczą, może w każdym czasie sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora (np. dla celów analitycznych lub statystycznych lub ze względów związanych z ochroną mienia). Sprzeciw w tym zakresie powinien zawierać uzasadnienie oraz podlega ocenie Administratora;
   9. Prawo wycofania zgody– jeśli dane przetwarzane są na podstawie zgody osoba, której dane dotyczą, ma prawo ją wycofać w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem tej zgody;
   10. Prawo do skargi– w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, osoba, której dane dotyczą, może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
2. Wniosek dotyczący realizacji praw podmiotów danych, o których mowa w ust. 1 należy złożyć:
   1. w formie pisemnej na adres: Refundis sp. z o.o. ul. Robotnicza 42a, 53-608 Wrocław
   2. drogą e-mailową na adres: info@refundis.com
3. Wniosek powinien w miarę możliwości precyzyjnie wskazywać, czego dotyczy żądanie, tj. w szczególności:
   1. Rodzaj uprawnienia z którego chce skorzystać osoba składająca wniosek (np. prawo do usunięcia danych, itd.);
   2. Wskazania czynności, jakie mają zostać podjęte przez Administratora jakiego procesu przetwarzania dotyczy żądanie (np., otrzymywanie newslettera zawierającego informacje handlowe na określony adres email, itp.);
   3. Celu przetwarzania danych, którego dotyczy żądanie (np. cele marketingowe, cele analityczne, itp.).
4. W przypadku, gdy Administrator nie będzie mógł ustalić treści żądania lub zidentyfikować osoby składającej wniosek w oparciu o dokonane zgłoszenie, zwróci się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje.
5. Odpowiedź na zgłoszenia zostanie udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu, Administrator poinformuje wnioskodawcę o przyczynach takiego przedłużenia.

Odpowiedź będzie udzielana w sposób analogiczny w jaki zostanie złożony wniosek tj. mailowo lub listem zwykłym, chyba, że w przypadku wniosków pisemnych, osoba składająca ten wniosek wskaże chęć otrzymania informacji zwrotnej na adres e-mail (w takim przypadku należy podać adres e-mail)

 VII. ODBIORCY DANYCH

1. Dane osobowe będą ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności dostawcom odpowiedzialnym za obsługę systemów informatycznych, podmiotom takim jak banki i operatorzy płatności, podmioty świadczące usługi księgowe, prawne, audytowe, konsultingowe, kurierzy (w związku z realizacją zamówienia), agencje marketingowe (w zakresie usług marketingowych)
2. Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących Użytkownika właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, opierając się na przepisach powszechnie obowiązującego prawa.

VIII. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EOG

1. Administrator przekazuje dane osobowe poza EOG tylko wtedy, gdy jest to konieczne i z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez:
   1. współpracę z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej;
   2. stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską;
   3. stosowanie wiążących reguł korporacyjnych, zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy;
   4. w razie przekazywania danych do USA – współpracę z podmiotami uczestniczącymi w programie Tarcza Prywatności (Privacy Shield), zatwierdzonym decyzją Komisji Europejskiej.
2. Administrator zawsze informuje o zamiarze przekazania danych osobowych poza EOG na etapie ich zbierania.

IX. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH

1. Administrator stale podejmuje działania zmierzające do analizy ryzyka w celu zapewnienia, bezpiecznego przetwarzania danych osobowych – zapewniający dostęp do danych jedynie osobom upoważnionymi jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Administrator dba o to, by wszystkie operacje na danych osobowych były rejestrowane i dokonywane jedynie przez uprawnionych pracowników i współpracowników.
2. Administrator podejmuje wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe na zlecenie Administratora.

X. ZMIANA POLITYKI PRYWATNOŚCI

Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana.